Kısaca
CRM kurulumu; kullanıcı açmanın yanında şubeleri, hizmetleri, yetkileri ve eski kayıtları ortak bir düzene getirip gerçek kullanım için kontrol etme sürecidir. Uzman Çözümler’de yeni işletmeler kontrollü pilotla değerlendirilir; kurulum ve kabul kapsamı birlikte netleştirilir.
1. Önce günlük işi ve sorumluyu belirleyin
İşletme sahibi hangi raporu görmek istiyor, resepsiyon en çok hangi kaydı açıyor, şube yetkilisi hangi ayarı yönetmeli? İlk görüşmede sektörünüzü, şube sayınızı, yaklaşık ekip büyüklüğünü ve mevcut programınızı paylaşın. Gerçek müşteri dosyası göndermek gerekmez.
Çıktı: önce açılacak akışlar, pilot sorumlusu ve kapsam dışında kalan ihtiyaçlar. CRM seçim kontrol listesi bu görüşmeye hazırlanmanıza yardımcı olur.
2. Şubeleri ve personel izinlerini kurun
Şube görünürlüğü ile işlem iznini ayrı yazın. Örneğin yalnız Bursa’da müşteri ve randevu oluşturabilen resepsiyon görevlisinin Van kayıtlarına veya tahsilat işlemine erişmesi gerekmeyebilir. Panel hesabı ve WhatsApp telefonu aynı kişinin yetkileriyle eşleştirilmelidir.
Kabul: yetkili olduğu işlem yapılabilmeli, kapalı işlem ve başka şube erişimi engellenmelidir. Şube ve personel limitleri teklif kapsamıyla karşılaştırılır.
3. Hizmet, süre ve seans tanımlarını kontrol edin
Hizmet adı, hizmet süresi, seans hakkı ve şubenin uygun saatleri belirlenir. Ön görüşme randevusu ile hizmet randevusunun alanları aynı olmak zorunda değildir. Eski paketten kalan hak varsa başlangıç hakkı ile kullanılmış seans ayrı kaydedilir.
Kabul: doğru hizmet doğru şubede görünmeli; tamamlanan seans, geçmiş işlem bilgisiyle birlikte izlenebilmelidir.
4. Eski veriyi örnek dosyayla eşleştirin
Müşteri kartları, hizmetler, ödemeler ve seanslar için kaynak alanlar karşılaştırılır. Aynı adı taşıyan kişilerin birleştirilmesi yalnız ad benzerliğine dayandırılmaz. Tarih, telefon, şube ve ilişkilendirilmiş kayıtlar birlikte değerlendirilir.
Kabul: şube bazında kayıt adedi, tahsilat toplamı ve kalan hak örnekleri kontrol edilir; açıklanamayan farklar kapanmadan genel geçiş yapılmaz. Ayrıntılar veri aktarımı rehberindedir.
5. WhatsApp ve Instagram bağlantılarını ayrı kabul edin
Personelin WhatsApp’tan komut vermesi, müşteriye hatırlatma gönderilmesi ve Instagram’dan randevu hazırlanması farklı akışlardır. İşletme hattı, yetkili telefonlar, Meta izinleri ve gereken mesaj şablonları her akış için kontrol edilir.
Kabul: doğal mesaj doğru şube, kişi, tarih ve hizmetle özetlenmeli; kayıt açık onaydan sonra oluşmalıdır. Gönderilen bildirimin teslim durumu ayrıca incelenir. Sağlayıcı onayı ve ücretleri kurulum süresini veya toplam maliyeti etkileyebilir.
6. Sınırlı bir pilotta günü tamamlayın
Bir şube veya belirlenmiş ekipte örnek bir günü baştan sona yürütün: randevu oluşturun, taşıyın veya iptal edin; müşteri kartını açın; seans ve ödeme kaydedin; gün sonunda kasayı karşılaştırın. Yetkisiz işlem ve bağlantı kesintisi gibi durumları da deneyin.
Önceki sistemde son kayıt saati ve yeni sistemde ilk kayıt saati belirlenmelidir. Aynı işlemi iki sisteme girmek zorundaysanız mutabakatın sorumlusu ve yöntemi önceden yazılır.
7. Günlük kullanıma kabul listesiyle geçin
Aşağıdaki liste bir teslim görüşmesinin başlangıcıdır. İşletmenize özgü veri ve entegrasyon ihtiyaçları buna eklenir. Eksik dış servis bağlantısı varsa ilgili akışın beklediği açıkça belirtilir.
Tablonun devamını görmek için yatay kaydırabilirsiniz.
| Kontrol | Beklenen kanıt |
|---|---|
| Ekip erişimi | Doğru şubeyi gören, yalnız izinli işlemleri yapabilen personel. |
| Randevu ve seans | Doğru saat, hizmet, kalan hak ve izlenebilir işlem geçmişi. |
| Finans | Hizmet bedeli, tahsilat, bakiye ve kasa için açıklanmış mutabakat. |
| Kanal bağlantıları | Onaylı test işlemi, mükerrer kayıt kontrolü ve bildirim teslim durumu. |
| Geçiş ve destek | Son aktarım saati, fark listesi, sorumlu kişi ve destek iletişim yolu. |
Kurulum kaç gün sürer?
Tek bir süre vermek doğru olmaz. Şube ve personel sayısı, mevcut verinin düzeni, istenen uyarlamalar ve dış servis onayları süreyi değiştirir. İhtiyaç görüşmesinden sonra aşamalar ve sorumlular üzerinden plan çıkarılır.
Hemen bütün özellikleri açmak gerekir mi?
Hayır. Öncelikli günlük işlerin kabulünü tamamlayıp diğer akışları aşamalı açmak mümkündür. Hangi özelliğin açık, hangi bağlantının beklemede olduğu ekip tarafından anlaşılabilir olmalıdır.
Bir sonraki adım
CRM kapsam tablosunu inceleyin veya temsili demoyu deneyin. Görüşmeye gelirken önce kolaylaştırmak istediğiniz üç günlük işi not edin.